Blog: How to streamline Incident Management

Ineke Leclercq (Marketing Director at Rivo, “the #1 cloud platform for EHS & operational risk management”) posted a message in linkedin about her blog article “How to streamline Incident Management”. The article has six sections:

  1. Identify all likely incidents
  2. Create a safety committee
  3. Involve employees
  4. Implement an efficient notification system
  5. Simplify data collection and usage
  6. Continually review and revise

 
Now, which kind of incidents need to be managed?
Based on clause 3.8 and 3.9 in OHSAS 18001:2007 there are 12 kinds of incidents:

12 KPIs for Occupational Health & Safety

Download: http://platinumcsr.org/wp-content/uploads/2016/09/IncidentClassification_OHSAS18001.pdf

Vorfallskategorien nach OHSAS 18001

Im Arbeitsschutz von nach OHSAS 18001 zertifizierten Betrieben gibt es zwölf Arten von Vorfällen:
Vorfall, der …
  1.1.1.1 … eine körperliche Erkrankung zur Folge hatte
  1.1.1.2 … eine Verschlechterung einer körperlichen Erkrankung zur Folge hatte
  1.1.2.1 … eine körperliche Erkrankung hätte zur Folge haben können
  1.1.2.2 … eine Verschlechterung einer körperlichen Erkrankung hätte zur Folge haben können
  1.2.1.1 … eine mentale Erkrankung zur Folge hatte
  1.2.1.2 … eine Verschlechterung einer mentalen Erkrankung zur Folge hatte
  1.2.2.1 … eine mentale Erkrankung hätte zur Folge haben können
  1.2.2.2 … eine Verschlechterung einer mentalen Erkrankung hätte zur Folge haben können
  2._.1._ … eine Verletzung zur Folge hatte
  2._.2._ … eine Verletzung hätte zur Folge haben können
  3._.1._ … einen tödlichen Unfall zur Folge hatte
  3._.2._ … einen tödlichen Unfall hätte zur Folge haben können
Die zwölf Vorfallskategorien ergeben sich logisch aus den folgenden Begriffsbestimmungen:
Vorfall (in enger Anlehnung an OHSAS 18001:2007):
Arbeitsbezogenes Ereignis, das
  ※ eine Verletzung
  ※ oder Erkrankung (ohne Berücksichtigung der Schwere)
  ※ oder einen tödlichen Unfall
zur Folge
  ※ hatte
  ※ oder hätte
zur Folge haben können.
Erkrankung (in enger Anlehnung an OHSAS 18001:2007):
Erkennbarer, nachteiliger
  ※ physischer oder
  ※ mentaler Zustand,
der durch eine Arbeitstätigkeit und/oder durch eine Arbeitssituation
  ※ entstanden ist und/oder
  ※ verschlechtert
wurde.
Diese Begriffsbestimmungen waren wichtige Verbesserungen bei der Umstellung von OHSAS 18001:1999 zu OHSAS 18001:2007. Es gab Arbeitgeber, die diese Verbesserungen dank schlampiger Audits (durch einen bei der DAkkS akkreditierten Auditor) bei der Umstellung aus ihren internen Anweisungen zumArbeitsschutz heraushalten konnten. Die Mitarbeiter erfuhren so nicht, was ihnen ein nach OHSAS 18001:2007 zertifizierter Arbeitgeber eigentlich bieten müsste. Ich nehme an, dass in den meisten nach OHSAS 18001:2007 zertifizierten Betrieben kaum ein Mitarbeiter weiß, zu welcher Erfassung von Vorfällen sich der Arbeitgeber verpflichtet hat.
In der wohl Ende 2016 zu erwartenden ISO 45001 fehlt die Definition von “Erkrankung” (“ill health”) leider, darum werden solche konkreten Vorfallskategorien aus der ISO 45001 nicht mehr ableitbar sein. (Nachtrag 2016: Es hat hier Verbesserungen gegeben, sogar gegenüber OHSAS 18001. Mal sehen, was davon umgesetzt wird.)

12 OH&S Incident Categories

These incident catecories are based on definition 3.8 and 3.9 in OHSAS 18001:2007. The data should be easy to obtain. Just quarterly categorize OH&S incidents using the twelve categories shown below. Then count the incidents per category and enter the sums for each category into the table.

12 KPIs for Occupational Health & Safety

 
In words:
Incidents which …
    1.1.1.1   … have caused physical ill health
    1.1.1.2   … have worsened physical ill health
    1.1.2.1   … could have caused physical ill health
    1.1.2.2   … could have worsened physical ill health
    1.2.1.1   … have caused mental ill health
    1.2.1.2   … have worsened mental ill health
    1.2.2.1   … could have caused mental ill health
    1.2.2.2   … could have worsened mental ill health
    2._.1._   … have caused injury
    2._.2._   … could have caused injury
    3._.1._   … have caused fatality
    3._.2._   … could have caused fatality
Or in other words (even closer to OHSAS 18001:2007):
Incidents in which …
    1.1.1.1   … physical ill health occurred
    1.1.1.2   … physical ill health worsened
    1.1.2.1   … physical ill health could have occurred
    1.1.2.2   … physical ill health could have worsened
    1.2.1.1   … mental ill health occurred
    1.2.1.2   … mental ill health worsened
    1.2.2.1   … mental ill health could have occurred
    1.2.2.2   … mental ill health could have worsened
    2._.1._   … injury occurred
    2._.2._   … injury could have occurred
    3._.1._   … fatality occurred
    3._.2._   … fatality could have occurred
 
“Incident” and “ill health” according to OHSAS 18001:


The underlined words met resistance from employers when moving from OHSAS 18001:1999 to OHSAS 18001:2007. In internal communications they tried to replace “ill health” by “desease” and “identifiable” by “diagnosable”. They also tried to hide “regardless of severity” from their employees. “Made worse” was not welcome, as the term did not allow them to reject incidents which worsened an already existing ill health. And “could” was a challenge to employers, because due to that term they could not ask affected employees to prove that they actually suffered from ill health. The reasons for resisting against “mental” where quite similar to the reasons for mentioning “psychological factors” only in the notes to clause 7.1.4 of ISO 9000:2015 rather than clearly in the clause itself.

 
Discussion:

 
Download: